Naar de inhoud
Sjamaan

Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 28-10-2026

In dit privacybeleid lees je welke persoonsgegevens Sjamaan.nl verwerkt, waarom, met wie we ze delen en hoe lang we ze bewaren. We verzamelen niet meer dan we nodig hebben, we verkopen je gegevens nooit en we gebruiken ze niet voor reclame.

1. Wie zijn wij?

Sjamaan.nl is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens.

  • Sjamaan.nl, Duivenwaardsedijk 6, 3244 LG Nieuwe-Tonge, Nederland
  • KvK-nummer: 92325114
  • E-mail: info@sjamaan.nl
  • Telefoon: +31 6 27437019

2. Welke gegevens we verwerken en waarom

Gegevens uit onze vorige webshop

We zijn overgestapt op een nieuwe webshop. Klantaccounts, bestellingen, herroepingen en reviews uit de vorige webshop hebben we daarin overgenomen. Daarvoor gelden dezelfde doelen en bewaartermijnen als hieronder.

Bestellingen en facturen

Als je bestelt, verwerken we je naam, bezorg- en factuuradres, e-mailadres, telefoonnummer (als je dat invult), wat je bestelt, de bedragen, de betaalmethode, de betaalstatus en je opmerking als je die invult. Bestel je zakelijk, dan ook je bedrijfsnaam en btw-nummer. We gebruiken deze gegevens om je bestelling te verwerken, te versturen en te factureren, en om je te helpen als er iets misgaat.

Grondslag: de uitvoering van de koopovereenkomst; voor de facturen ook de wettelijke bewaarplicht. Bewaartermijn: betaalde bestellingen en facturen 7 jaar, omdat de belastingwet dat verplicht. Een bestelling die nooit betaald is, bewaren we 12 maanden.

Jaarkorting

Heb je een account, dan telt de webshop bij het afrekenen je betaalde bestellingen van dit kalenderjaar op (de artikelen, zonder verzendkosten, min terugbetalingen). Kom je boven het bedrag van de jaarkorting, dan krijg je die korting vanzelf. We gebruiken daarvoor alleen de bestellingen in je account en bewaren er geen apart profiel van.

Grondslag: de uitvoering van de koopovereenkomst (de korting hoort bij ons aanbod). Bewaartermijn: we bewaren hiervoor niets extra: de webshop rekent het bij elke bestelling opnieuw uit.

Je account

Vraag je een inloglink aan voor een e-mailadres dat we nog niet kennen, dan maken we met dat e-mailadres een account voor je aan. In je account bewaren we je e-mailadres, naam, telefoonnummer (als je dat invult), je adressen, je verlanglijst en je beveiligingsinstellingen (zoals tweestapsverificatie). Je logt in met een inloglink die we je per e-mail sturen; die link werkt 15 minuten. Je blijft ingelogd tot je uitlogt of 30 dagen niet op de webshop bent geweest.

Grondslag: de overeenkomst met jou (je account). Bewaartermijn: zolang je account bestaat. Een account waarmee nooit is ingelogd, verwijderen we na 12 maanden. Had je al een account in onze vorige webshop, dan tellen die 12 maanden vanaf de overstap naar deze webshop: log je in die tijd niet in, dan verwijderen we het. Vraag je ons je account te verwijderen, dan verwijderen we je gegevens of maken we ze anoniem. Wat we volgens de belastingwet moeten bewaren, zoals je facturen, blijft 7 jaar in onze boekhouding.

Betalen

Je betaalt via Pay.nl. Daarvoor geven we Pay.nl je naam, e-mailadres, adres, je telefoonnummer als je dat hebt ingevuld, het ordernummer en het bedrag. Je betaalt op de betaalpagina van Pay.nl; je bankgegevens of kaartgegevens krijgen wij niet te zien. Wij bewaren de betaalmethode (bij iDEAL ook de gekozen bank), de betaalstatus en het kenmerk van de betaling. Pay.nl gebruikt je gegevens ook zelf, bijvoorbeeld om fraude te voorkomen; daarvoor is Pay.nl zelf verantwoordelijk (zie het privacybeleid van Pay.nl).

Grondslag: de uitvoering van de koopovereenkomst. Bewaartermijn: zoals bij bestellingen.

Verzenden

We versturen je pakket met DPD. DPD krijgt daarvoor je naam, je adres (en eventueel je bedrijfsnaam), je e-mailadres, je telefoonnummer als je dat hebt ingevuld, het ordernummer en het gewicht van het pakket. DPD gebruikt je e-mailadres om je over de bezorging te informeren. Kies je een DPD-afhaalpunt, dan sturen we bij het zoeken alleen de postcode en plaats naar DPD. In een ander land bezorgt de DPD-organisatie van dat land.

Grondslag: de uitvoering van de koopovereenkomst. Bewaartermijn: het verzendlabel (met je naam en adres) verwijderen we 12 maanden nadat het gemaakt is. Het trackingnummer bewaren we bij je bestelling.

Adres aanvullen

Vul je een Nederlands adres in, dan zoeken we bij je postcode en huisnummer de straat en de plaats op in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen van het Kadaster, via de dienst PDOK. Daarvoor stuurt onze server alleen de postcode en het huisnummer; je naam, e-mailadres en IP-adres gaan niet mee. Van die zoekvraag bewaren wij niets. Het Kadaster houdt voor zijn eigen dienst logboeken bij en is daar zelf verantwoordelijk voor.

Grondslag: de uitvoering van de koopovereenkomst of van de overeenkomst met jou (je account): een juist adres. Bewaartermijn: van de zoekvraag niets; het adres zelf zoals bij bestellingen of in je account.

Btw-nummer controleren

Vul je een btw-nummer in, dan controleren we dat in VIES, het btw-register van de Europese Commissie. Daarvoor sturen we alleen het btw-nummer. De uitkomst, de geregistreerde bedrijfsnaam en het kenmerk van de controle bewaren we bij je bestelling. Zo kunnen we aantonen dat we terecht zonder btw hebben gefactureerd.

Grondslag: een wettelijke verplichting (de btw-regels). Bewaartermijn: zoals bij bestellingen.

Boekhouding

Onze boekhouding doen we in het boekhoudprogramma e-Boekhouden.nl. Daarin staan onze facturen en de klantgegevens die daarbij horen (naam of bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, btw-nummer en de bestelde producten). Onze boekhouder heeft daar toegang toe.

Grondslag: een wettelijke verplichting (de belastingwet). Bewaartermijn: 7 jaar.

E-mails die we je sturen

We sturen je e-mails over je bestelling, de verzending, je account (zoals inloglinks) en je herroeping. Die e-mails versturen we via Postmark. Postmark bewaart de inhoud en de gegevens van een verzonden e-mail 45 dagen. We houden niet bij of je onze e-mails opent of op links klikt. We sturen je geen nieuwsbrief en geen reclame.

Grondslag: de uitvoering van de koopovereenkomst.

Contact en klantenservice

  • Contactformulier: je naam, e-mailadres, je bericht en het ordernummer als je dat invult. We bewaren dit 12 maanden.
  • Berichten in je account: je berichten aan ons en onze antwoorden. We bewaren een gesprek tot 24 maanden na het laatste bericht. Foto's en pdf's die je meestuurt (bijvoorbeeld een foto van een beschadigde trommel), verwijderen we na 12 maanden. Van foto's verwijderen we bij het uploaden de verborgen gegevens, zoals de locatie waar de foto is gemaakt.
  • WhatsApp: stuur je ons een WhatsApp-bericht, dan komt het binnen op de telefoon van onze winkel. We zien je telefoonnummer, je WhatsApp-naam en je berichten. We verwijderen het gesprek als we het niet meer nodig hebben voor je vraag of bestelling, uiterlijk na 24 maanden. WhatsApp is een dienst van Meta.
  • E-mail: e-mails aan info@sjamaan.nl komen binnen in onze mailbox bij Microsoft 365. Ook een kopie van een bericht via het contactformulier of van een herroeping komt daar binnen. We bewaren e-mails zolang we ze nodig hebben voor je vraag, je bestelling of de garantie. E-mails die bij onze boekhouding horen, bewaren we 7 jaar.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om je vragen te beantwoorden, of de uitvoering van de overeenkomst als je vraag over een bestelling gaat.

Reviews

Schrijf je een review, dan bewaren we je naam, je e-mailadres, je beoordeling, de titel en je tekst. Op de website tonen we je beoordeling, de titel, je tekst, de datum, of je het product bij ons hebt gekocht, en alleen je voornaam en de eerste letter van je achternaam (bijvoorbeeld 'Anna V.'), nooit je e-mailadres. We controleren een review voordat we die publiceren. Bij reviews uit onze vorige webshop bewaren we het e-mailadres alleen als hash: een code waarmee we de review kunnen terugvinden als je ons vraagt die te verwijderen, maar waaruit je e-mailadres niet is af te lezen.

Grondslag: je toestemming: je kiest zelf om een review te schrijven. Bewaartermijn: zolang de review op de website staat. Je kunt je review zelf verwijderen in je account, of ons vragen dat te doen; verwijderen we je account, dan verdwijnen ook je reviews.

Uitnodiging voor een review op Trustpilot

Na de verzending van je bestelling geven we Trustpilot je naam, je e-mailadres, het ordernummer en de taal van je bestelling. Trustpilot stuurt je dan namens ons een uitnodiging (en soms een herinnering) om een review over onze webshop te schrijven. Andere gegevens over je bestelling krijgt Trustpilot niet. Wil je geen uitnodiging, dan kun je je afmelden met de link in de e-mail van Trustpilot, of ons mailen op info@sjamaan.nl. Schrijf je een review, dan is Trustpilot zelf verantwoordelijk voor je review en je Trustpilot-account (zie het privacybeleid van Trustpilot).

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om te horen wat klanten van onze webshop vinden. Bewaartermijn: Trustpilot bewaart deze gegevens hooguit 2 jaar.

Herroepen

Gebruik je ons herroepingsformulier, dan bewaren we je naam, e-mailadres, ordernummer, de reden (als je die opgeeft) en het moment waarop je herroepen hebt. Je krijgt meteen een ontvangstbevestiging per e-mail (via Postmark) en wij krijgen een kopie. We gebruiken deze gegevens om je herroeping af te handelen en om te kunnen aantonen dat je je wettelijke herroepingsrecht hebt gebruikt.

Grondslag: een wettelijke verplichting (het herroepingsrecht). Bewaartermijn: 24 maanden, daarna verwijderen we de gegevens automatisch.

Websitestatistieken

Om te zien hoe onze webshop wordt gebruikt, gebruiken we Umami. Umami draait op een server in Duitsland die The Werks voor ons beheert; er gaan geen gegevens naar andere partijen. Umami plaatst geen cookies en slaat je IP-adres niet op. Het telt welke pagina's worden bekeken (zonder de rest van het webadres, behalve de campagnecode als je via een link in een advertentie, nieuwsbrief of social media komt), via welke website je bij ons komt, je browser, besturingssysteem, type apparaat, schermgrootte, taal en het land, de regio en de stad (afgeleid van je IP-adres, dat daarna niet wordt bewaard). Ook telt het wat er in de webshop gebeurt, zoals iets in je winkelwagen leggen, de stappen van het afrekenen, het versturen van een formulier en de zoekwoorden die in de webshop worden gebruikt. Je naam, e-mailadres, ordernummer of telefoonnummer gaan nooit mee. Om bezoeken te kunnen tellen, maakt Umami van je IP-adres en browser een code die elke maand verandert.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de webshop te verbeteren. Bewaartermijn: maximaal 25 maanden; daarna bewaren we alleen totalen per maand.

Foutmeldingen

Gaat er op de website iets mis, dan krijgen wij een foutmelding in Bugsink, dat draait op een server in Duitsland die The Werks voor ons beheert. Een foutmelding bevat het webadres van de pagina (zonder de rest van het webadres), je browser en wat er misging. Voordat de melding wordt verstuurd, filteren we er persoonsgegevens uit, zoals e-mailadressen, telefoonnummers, IP-adressen, rekeningnummers en adresvelden. Hiervoor gebruiken we geen cookies.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de webshop goed te laten werken. Bewaartermijn: we bewaren de meest recente 10.000 meldingen; oudere meldingen worden automatisch verwijderd.

Beveiliging van de webshop

Om de webshop te beschermen tegen misbruik, verwerkt onze server je IP-adres. We beperken hoe vaak iemand bijvoorbeeld kan inloggen of een formulier kan versturen; daarvoor bewaren we een code die we van je IP-adres, je e-mailadres of je account afleiden, hooguit 24 uur. Vraag je een inloglink aan voor een nieuw e-mailadres, of weigeren we een inlogpoging, dan komen je e-mailadres en IP-adres in het logboek van de server. Dat logboek heeft een vaste maximale omvang, oudere regels worden overschreven, en het wordt bij elke update van de webshop gewist. Stuurt iemand een vervalst bericht naar onze koppeling met Pay.nl of WhatsApp, dan bewaren we het IP-adres van de afzender hooguit 12 maanden om het misbruik te onderzoeken. Doet een IP-adres een aanval, dan blokkeert ons beveiligingssysteem CrowdSec dat adres 4 uur. Het IP-adres, het soort aanval en het tijdstip delen we dan met CrowdSec (Frankrijk), zodat anderen zich ook tegen die aanval kunnen beschermen, en we bewaren ze 30 dagen in ons eigen overzicht. Gewone bezoekers worden niet gedeeld.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de webshop en je gegevens te beveiligen.

Wijzigingen door onze medewerkers

Past een medewerker je gegevens aan of verwijdert hij of zij je account, dan leggen we vast wie wat wanneer heeft gedaan, bij een wijziging met de oude en de nieuwe gegevens. Zo kunnen we fouten herstellen en misbruik opsporen. We bewaren dit 24 maanden. Verwijderen we je account, dan wissen we de gegevens over jou in dit overzicht.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om je gegevens te beveiligen.

Back-ups

Elke nacht wordt er een back-up gemaakt van onze database en van onze opslag van foto's en bestanden. De back-ups staan bij Scaleway in Amsterdam (Nederland) en bij Hetzner in Falkenstein (Duitsland). Elke back-up wordt 30 dagen bewaard. Een bestand dat we verwijderen of vervangen, blijft nog 30 dagen in de back-up staan. Verwijderen we je gegevens, dan zijn ze dus uiterlijk 30 dagen later ook uit de back-ups verdwenen.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om je gegevens niet kwijt te raken.

3. Met wie we je gegevens delen

We delen je gegevens alleen met partijen die we nodig hebben voor onze webshop. Met partijen die je gegevens in onze opdracht verwerken, hebben we een verwerkersovereenkomst. We verkopen je gegevens nooit.

  • The Werks (Nederland): bouwt en beheert onze webshop, de servers, Umami, Bugsink en de back-ups. The Werks schakelt daarvoor Hetzner en Scaleway in.
  • Hetzner (Duitsland): de servers van onze webshop, van Umami en Bugsink, en de opslag van foto's en bestanden.
  • Scaleway (datacenter in Amsterdam, Nederland): back-ups.
  • Pay.nl (Nederland): betalingen.
  • DPD (Nederland, en in het land van bestemming de DPD-organisatie van dat land): bezorging.
  • Postmark (Verenigde Staten): het versturen van onze e-mails.
  • Microsoft 365: onze mailbox info@sjamaan.nl.
  • Meta (WhatsApp, Ierland): WhatsApp-berichten.
  • Trustpilot (Denemarken): uitnodigingen voor een review.
  • e-Boekhouden.nl (Nederland) en onze boekhouder: de boekhouding.
  • De Europese Commissie (VIES): de controle van btw-nummers.
  • Het Kadaster (PDOK, Nederland): de straat en plaats bij een Nederlandse postcode en huisnummer. Alleen de postcode en het huisnummer gaan erheen.
  • CrowdSec (Frankrijk): de IP-adressen van aanvallen, zoals hierboven beschreven.

We geven je gegevens ook door als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.

4. Gegevens buiten de Europese Unie

De meeste partijen hierboven verwerken je gegevens binnen de Europese Unie. Er zijn drie uitzonderingen:

  • Postmark verwerkt onze e-mails op servers in de Verenigde Staten. Daarvoor hebben we met Postmark de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie afgesproken.
  • Meta kan WhatsApp-berichten ook in de Verenigde Staten verwerken. Meta is daarvoor aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework.
  • Trustpilot schakelt ook bedrijven in de Verenigde Staten in, bijvoorbeeld voor het versturen van de uitnodigingen. Trustpilot gebruikt daarvoor de waarborgen die de AVG voorschrijft (een besluit van de Europese Commissie of haar standaardcontractbepalingen).

Microsoft bewaart onze mailbox in datacenters in de Europese Unie.

5. Geen profilering

We nemen geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen, en we maken geen profielen van je voor reclame.

De jaarkorting hierboven rekent de webshop zelf uit. Die werkt alleen in je voordeel: zonder jaarkorting betaal je de gewone prijs.

6. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

  • je gegevens in te zien;
  • onjuiste gegevens te laten verbeteren;
  • je gegevens te laten verwijderen;
  • de verwerking te laten beperken;
  • je gegevens in een gangbaar bestand te ontvangen, zodat je ze aan een ander kunt geven;
  • bezwaar te maken tegen een verwerking die we op ons gerechtvaardigd belang baseren;
  • een toestemming die je gegeven hebt in te trekken.

Mail ons via info@sjamaan.nl of gebruik onze contactpagina. We reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we je vragen te bevestigen dat het verzoek van jou komt, bijvoorbeeld door te reageren vanaf het e-mailadres van je account.

7. Cookies

We gebruiken alleen cookies die nodig zijn om de webshop te laten werken. Zie ons cookiebeleid.

8. Beveiliging

We beschermen je gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen. Alle verbindingen met de webshop zijn versleuteld (https). Je logt in met een inloglink per e-mail in plaats van een wachtwoord. Alleen wij, onze medewerkers en de partijen uit hoofdstuk 3, voor zover hun taak dat vraagt, kunnen bij je gegevens; wie in de beheeromgeving van de webshop werkt, logt in met tweestapsverificatie. Foto's en bestanden die je ons in berichten stuurt, zijn niet openbaar: alleen jij en wij kunnen ze openen.

9. Klachten

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) of bij de privacytoezichthouder van het land waar je woont.

10. Wijzigingen

We passen dit privacybeleid aan als onze webshop verandert. Bovenaan staat de datum van de laatste wijziging.